Om als (Agile) team lekker samen te werken, moet de wisselwerking op alle fronten goed lopen. In de literatuur wordt wel onderscheid gemaakt tussen twee soorten interactie. De eerste heeft te maken met het werk, dat je samen verzet. De tweede soort interactie heeft te maken met hoe teamleden zich tot elkaar verhouden als personen. Om als team effectief te zijn in het overleg op afstand, is het belangrijk om rekening te houden met beide soorten interactie.
Valkuilen
Overleg op afstand biedt zeker kansen om effectiever en efficiënter te overleggen met elkaar. Maar er zijn een paar valkuilen, die je moet zien te vermijden.
Het is nu eenmaal lastiger om de juiste sfeer te creëren, waarin iedereen het achterste van zijn/haar tong laat zien. Als er een goede discussie ontstaat, bestaat de kans dat introverte mensen zich eerder terugtrekken. Om tot goede beslissingen te komen, waar het hele team achterstaat, is het belangrijk dat iedereen zijn/haar inbreng heeft.
Je mist ook makkelijker non-verbale signalen waaruit je kan opmaken of iemand het eens is of juist niet met de richting waarin de discussie gaat of het genomen besluit.
Rollen tijdens het overleg
Een simpele oplossing is om ‘overleg rollen’ af te spreken.
- Wie let er op de tijd? Wie zorgt ervoor dat een discussie niet onnodig lang duurt?
- Moeten er aantekeningen worden gemaakt of wordt er een opname gemaakt van het overleg in Zoom of Teams? Wie zorgt ervoor?
- Wie let erop dat iedereen actief betrokken is bij de discussies en besluitvorming? Spreekt iedereen vrijuit, ook als het om afwijkende meningen gaat?
- Wie houdt in de gaten of er geen losse eindjes zijn? Agenda afgewerkt en alle knopen gehakt? Heeft iedereen hetzelfde beeld bij de besluiten die genomen zijn, zodat er in de communicatie naar anderen geen verwarring kan ontstaan?
- Wie let erop of er aan alles gedacht is? Wie bewaakt of ideeën en besluiten voldoende kritisch tegen het licht worden gehouden?
- Wie zorgt er voor praktisch vervolg of opvolging?
Laat het niet aan het toeval over. Door voor een overleg afspraken te maken hoe de rollen worden verdeeld met betrekking tot deze punten, kan een team zeker effectiever overleggen.
Passende ‘overleg rollen’
De rolverdeling die je afspreekt, hoeft geen vaste rolverdeling te zijn. Per overleg kunnen rollen anders verdeeld worden. Het is echter wel belangrijk om rollen te vervullen die bij je passen. Bij een briljante, creatieve brainstormer past de rol van tijdwaarnemer minder goed. En iemand die van nature wat ongeduldig is van aard en houdt van snelle besluiten, is niet de beste facilitator om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken wordt bij de discussie, die vooraf gaat aan het nemen van het besluit. Natuurlijk kan in een Agile team een Scrum Master deze rol op zich nemen, maar het is ook goed als een ander teamlid dit doet.
Een passende rolverdeling draagt bij aan een levendig overleg. Een overleg met goede, noodzakelijke discussies en gedragen besluiten, waar praktisch vervolg aan wordt gegeven.
Inzicht in elkaars persoonlijkheid
Als je elkaar als teamleden (nog) beter wilt leren kennen, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van de Belbin teamrol analyse. Leuk, leerzaam en zeer geschikt als je als team nog beter wil leren samenwerken op basis van de combinatie van persoonlijkheden. De meest waardevolle inzichten ontstaan door niet de zelfperceptie versie te gebruiken, maar de versie waarin ook de feedback van teamleden wordt betrokken. Dit helpt je als team gegarandeerd verder. En niet alleen bij het verdelen van rollen voor overleg op afstand!
Wil je weten wat fit4agile kan betekenen voor jullie, klik dan hier voor meer informatie of neem contact op.